G.B. Réseau Distribution Inc. (« GB », « nous », « notre » ou « nos ») s'engage à protéger les renseignements personnels recueillis par GB Market et dans le cadre de ses activités commerciales.
La présente Politique explique comment GB recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels.
1. Portée
GB Market est une plateforme interentreprises (B2B).
La présente Politique s'applique aux renseignements personnels concernant les représentants, employés, propriétaires et personnes-ressources de nos clients et clients potentiels.
Les renseignements purement corporatifs ou techniques qui ne permettent pas d'identifier une personne physique ne constituent pas nécessairement des renseignements personnels.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne exerçant la plus haute autorité au sein de GB, ou la personne à qui cette responsabilité a été déléguée par écrit, exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels.
Coordonnées publiques :
Responsable de la protection des renseignements personnels G.B. Réseau Distribution Inc. 2991 rue King Est Sherbrooke (Québec) J1G 5J1 Canada
Courriel : Info@gbtooling.com Téléphone : 819-342-0464
Toute question, plainte ou demande relative aux renseignements personnels peut être transmise à ces coordonnées.
3. Renseignements recueillis
Selon l'interaction, GB peut notamment recueillir :
- nom;
- adresse courriel professionnelle;
- numéro de téléphone;
- titre et fonction;
- employeur et entreprise;
- adresses de facturation et d'expédition;
- identifiants et renseignements de compte;
- demandes de prix et soumissions;
- historique des commandes et factures;
- renseignements relatifs aux paiements;
- renseignements d'expédition;
- communications avec GB;
- demandes de soutien;
- recherches et activités liées au compte;
- modèles et numéros de série d'équipements;
- numéros de pièces;
- photographies;
- dessins;
- spécifications et mesures;
- demandes de pièces sur mesure;
- renseignements relatifs aux garanties et défaillances;
- préférences marketing;
- adresses IP;
- renseignements relatifs à l'appareil, au navigateur et aux sessions;
- renseignements de sécurité et d'utilisation du site; et
- autres renseignements fournis volontairement.
4. Modes de collecte
GB peut recueillir les renseignements directement auprès des personnes, par GB Market, par les comptes et formulaires, par courriel ou téléphone, lors des commandes et soumissions, par les demandes de pièces sur mesure, automatiquement par certaines technologies, auprès de l'entreprise représentée ou auprès de partenaires et fournisseurs lorsque cela est approprié et légal.
5. Utilisation
GB peut utiliser les renseignements afin de :
- créer et administrer les comptes;
- authentifier les utilisateurs;
- préparer les soumissions;
- vérifier les prix et disponibilités;
- traiter les commandes;
- facturer et enregistrer les paiements;
- administrer les comptes de crédit;
- organiser l'expédition et le dédouanement;
- fournir du soutien;
- identifier les produits et applications;
- évaluer la compatibilité;
- développer des produits sur mesure;
- administrer les garanties et retours;
- communiquer avec les clients;
- maintenir les dossiers commerciaux et comptables;
- améliorer les produits et GB Market;
- analyser la performance du site;
- assurer la sécurité;
- prévenir la fraude;
- respecter les obligations légales, fiscales et réglementaires;
- exercer ou défendre des droits;
- effectuer du marketing lorsque la loi le permet; et
- réaliser d'autres fins divulguées ou autorisées par la loi.
6. Renseignements techniques et pièces sur mesure
Les clients peuvent transmettre des dessins, photographies, mesures, échantillons, spécifications et renseignements relatifs aux équipements.
GB peut conserver et utiliser ces renseignements pour le développement, l'ingénierie, l'approvisionnement, la fabrication, le contrôle qualité, le dépannage, l'amélioration des produits et les autres fins décrites dans les Conditions générales.
Lorsqu'un renseignement technique permet d'identifier une personne, il est également traité comme un renseignement personnel.
7. Assistant IA
GB Market peut offrir des fonctions utilisant l'intelligence artificielle.
Les informations soumises peuvent comprendre des questions, renseignements sur les produits ou commandes, renseignements techniques et informations associées au compte.
Ces interactions peuvent être traitées par les systèmes de GB ou par des fournisseurs technologiques agissant pour GB.
Les utilisateurs ne devraient pas transmettre de mots de passe, identifiants financiers ou renseignements personnels sensibles non nécessaires par l'assistant IA.
8. Consentement
GB recueille, utilise et communique les renseignements personnels avec consentement lorsque celui-ci est requis et peut autrement les traiter lorsque la législation applicable l'autorise.
Le consentement peut prendre différentes formes selon la nature des renseignements et les circonstances.
Lorsqu'il est légalement possible de le faire, une personne peut retirer son consentement en communiquant avec GB, sous réserve des restrictions légales, contractuelles et opérationnelles applicables.
9. Fournisseurs et tiers
GB peut communiquer des renseignements à des fournisseurs ou organisations lorsque raisonnablement nécessaire, notamment dans les domaines suivants :
- hébergement et infrastructure infonuagique;
- bases de données;
- authentification;
- courriel et communications;
- intelligence artificielle;
- analytique;
- cybersécurité;
- comptabilité et facturation;
- services bancaires et paiements;
- transport et logistique;
- douanes et courtage;
- fournisseurs et fabricants;
- services professionnels; et
- autres services technologiques ou opérationnels.
GB cherche à limiter les renseignements communiqués à ce qui est raisonnablement nécessaire.
10. Traitement hors Québec
Certains fournisseurs, fabricants, transporteurs ou infrastructures technologiques peuvent être situés à l'extérieur du Québec ou du Canada, notamment aux États-Unis.
Des renseignements personnels peuvent donc être traités ou conservés à l'extérieur du Québec.
Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, GB prend les mesures requises par la législation québécoise applicable et met en place les protections appropriées lorsque requises.
11. Témoins et technologies similaires
GB Market utilise des témoins (« cookies ») et technologies similaires nécessaires à l'exploitation de la plateforme :
- authentifier les utilisateurs et maintenir les sessions;
- mémoriser les préférences de l'appareil, notamment l'affichage et la langue;
- faire fonctionner le compte, le panier et les favoris;
- assurer la sécurité et prévenir la fraude; et
- diagnostiquer les erreurs.
GB Market consigne également l'utilisation de la plateforme — pages consultées, recherches effectuées et actions posées dans un compte ou une session de navigation — dans la base de données de GB, afin d'exploiter, de soutenir et d'améliorer le service. Ces renseignements ne sont pas utilisés à des fins publicitaires.
GB Market n'utilise ni témoins publicitaires, ni pixels publicitaires, ni suivi intersites, ni réseaux publicitaires ou d'analyse de tiers.
Comme ces technologies sont nécessaires à la fourniture de GB Market et ne servent ni à la publicité ni au profilage intersites, GB Market n'offre pas actuellement de mécanisme de désactivation distinct à leur égard. Les paramètres du navigateur permettent de contrôler les témoins, mais la désactivation des technologies nécessaires empêchera GB Market de fonctionner. Si GB introduit ultérieurement une technologie facultative permettant l'identification, la localisation ou le profilage, GB fournira au préalable l'information et les contrôles exigés par la loi applicable.
12. Communications commerciales
GB peut utiliser les coordonnées professionnelles afin de transmettre de l'information sur ses produits, des nouvelles, promotions et autres communications commerciales lorsque la législation applicable en matière de communications électroniques et de vie privée le permet.
Selon les circonstances, GB peut notamment s'appuyer sur un consentement exprès, un consentement implicite reconnu par la loi, une relation commerciale existante, une exemption interentreprises applicable ou une autre base légale.
Lorsque requis, les communications commerciales identifient GB et comportent un mécanisme fonctionnel de désabonnement.
Les destinataires peuvent également gérer les préférences disponibles dans leur compte GB Market.
Le désabonnement des communications marketing n'empêche pas GB d'envoyer les communications transactionnelles nécessaires concernant les soumissions, commandes, factures, livraisons, sécurité ou autres aspects de la relation commerciale.
13. Vente de renseignements personnels
GB ne vend pas les renseignements personnels.
GB ne communique pas des renseignements personnels à des tiers pour leur utilisation indépendante en échange d'un paiement.
14. Sécurité
GB utilise des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables adaptées à la nature et à la sensibilité des renseignements détenus.
Ces mesures peuvent notamment comprendre des contrôles d'accès, l'authentification, la restriction des accès, la surveillance de sécurité, les sauvegardes, des protections contractuelles et des procédures de réponse aux incidents.
Aucun système informatique ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.
15. Conservation
GB conserve les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et afin de respecter ses obligations commerciales, comptables, fiscales, légales et réglementaires.
De manière générale :
- les dossiers clients sont conservés pendant la relation commerciale et pendant une période raisonnable par la suite;
- les factures et dossiers comptables sont conservés au moins pendant la période exigée par les lois applicables;
- les soumissions et communications commerciales sont conservées pendant une période raisonnablement liée à la relation commerciale;
- les dossiers techniques et de développement de produits peuvent être conservés aussi longtemps qu'ils demeurent pertinents pour les produits, la propriété intellectuelle, l'ingénierie, le contrôle qualité ou les activités commerciales légitimes de GB;
- les dossiers de garantie et de défaillance peuvent être conservés aussi longtemps que raisonnablement nécessaires à la gestion de la qualité et de la responsabilité;
- les preuves de consentement marketing et de désabonnement sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour démontrer la conformité;
- les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une durée raisonnablement nécessaire à la sécurité, au diagnostic et à la prévention de la fraude.
Lorsque des renseignements personnels ne sont plus nécessaires, GB les détruit de manière sécuritaire ou les anonymise lorsque la loi le permet et que cela est approprié.
16. Exactitude
GB prend des mesures raisonnables afin que les renseignements personnels utilisés soient exacts, complets et à jour lorsque nécessaire.
Les utilisateurs peuvent modifier certains renseignements dans leur compte ou communiquer avec GB.
17. Droits relatifs aux renseignements personnels
Sous réserve de la législation applicable et de ses exceptions, une personne peut notamment demander :
- l'accès aux renseignements personnels que GB détient à son sujet;
- la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
- des renseignements sur l'utilisation ou la communication de ses renseignements;
- le retrait du consentement lorsqu'applicable;
- la cessation de certaines diffusions ou la désindexation lorsque les conditions légales sont remplies;
- la portabilité de certains renseignements personnels informatisés lorsque prévue par la loi; et
- l'exercice des autres droits prévus par la législation applicable.
Les demandes doivent être adressées au responsable de la protection des renseignements personnels.
GB peut vérifier l'identité et l'autorité de la personne avant de traiter une demande.
18. Incidents de confidentialité
GB maintient des procédures permettant d'évaluer et de gérer les incidents de confidentialité impliquant des renseignements personnels.
Lorsque la loi l'exige, GB avisera les personnes concernées et les autorités réglementaires applicables.
GB tient les registres d'incidents requis par la législation applicable.
19. Décisions automatisées
Si GB utilise des renseignements personnels afin de rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé dans des circonstances visées par la loi, GB fournira les renseignements et droits exigés par celle-ci.
Les fonctions ordinaires de recherche, soutien ou identification de produits assistées par IA ne constituent pas nécessairement une décision automatisée concernant une personne.
20. Services de tiers
GB Market peut contenir des liens vers des sites ou services exploités indépendamment par des tiers.
GB n'est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces tiers.
21. Utilisateurs internationaux
Les entreprises situées à l'extérieur du Canada peuvent créer un compte et demander des soumissions.
Les renseignements peuvent être traités au Canada ainsi que dans d'autres territoires utilisés par les fournisseurs de GB.
Des droits supplémentaires peuvent s'appliquer selon le territoire concerné et les activités de GB dans celui-ci.
22. Gouvernance
GB maintient des politiques et pratiques destinées à encadrer les renseignements personnels pendant leur cycle de vie, notamment leur collecte, accès, utilisation, communication, conservation, sécurité, destruction et le traitement des plaintes.
Les responsabilités sont attribuées à l'interne en fonction de la nature et de l'ampleur des activités de GB.
23. Plaintes
Toute question ou plainte concernant la confidentialité peut être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels.
GB examinera les plaintes et prendra les mesures raisonnables pour y répondre.
Les personnes concernées peuvent également communiquer avec l'autorité de protection de la vie privée applicable, notamment la Commission d'accès à l'information du Québec lorsque celle-ci est compétente.
24. Modifications
GB peut modifier cette Politique afin de refléter l'évolution de ses services, technologies, pratiques commerciales ou obligations légales.
La version courante sera publiée sur GB Market avec sa date d'entrée en vigueur ou de mise à jour.
25. Coordonnées
Responsable de la protection des renseignements personnels G.B. Réseau Distribution Inc. 2991 rue King Est Sherbrooke (Québec) J1G 5J1 Canada
Courriel : Info@gbtooling.com Téléphone : 819-342-0464